董事会议事规则

内部控制制度 2021年08月26日 浏览量 288

益丰大药房连锁股份有限公司

董事会议事规则

(经2021年8月第四届董事会第五次会议审议通过

 

第一章   

第一条 为了进一步规范益丰大药房连锁股份有限公司(以下简称“公司”)董事会的议事方式和决策程序,促使董事和董事会有效地履行其职责,提高董事会规范运作和科学决策水平,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《关于在上市公司中建立独立董事制度的指导意见》和《益丰大药房连锁股份有限公司股份有限公司章程》(以下简称《公司章程》)的有关规定,制订本规则。

第二条 董事会对股东大会负责,并依据国家有关法律、法规和《公司章程》行使职权。

第三条 董事会下设董事会办公室,处理董事会日常事务。董事会秘书或者证券事务代表兼任董事会办公室负责人,保管董事会印章。

第四条 本规则对公司全体董事具有约束力。

第二章   

第五条 董事由股东大会选举或者更换,并可在任期届满前由股东大会解除其职务。董事任期三年,任期届满可连选连任。

董事任期从就任之日起计算,至本届董事会任期届满时为止。董事任期届满未及时改选,在改选出的董事就任前,原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和《公司章程》的规定,履行董事职务。

公司董事可以由总裁或者其他高级管理人员兼任但兼任总裁或者其他高级管理人员职务的董事以及由职工代表担任的董事,总计不得超过公司董事总数的1/2。

公司董事会成员可以由职工代表担任董事,由职工代表担任的董事不超过1名,由职工代表担任的董事由公司职工通过职工代表大会或者其他形式民主选举产生后,无需股东大会选举,直接进入董事会。

第六条 董事应当遵守法律、行政法规和《公司章程,对公司负有下列忠实义务:

)不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入,不得侵占公司的财产;

(二)不得挪用公司资金;

(三)不得将公司资产或者资金以其个人名义或者其他个人名义开立账户存储;

(四)不得违反《公司章程》的规定,未经股东大会或董事会同意,将公司资金借贷给他人或者以公司财产为他人提供担保;

(五)不得违反《公司章程》的规定或未经股东大会同意,与本公司订立合同或者进行交易;

(六)未经股东大会同意,不得利用职务便利,为自己或他人谋取本应属于公司的商业机会,自营或者为他人经营与本公司同类的业务;

(七)不得接受与公司交易的佣金归为己有;

(八)不得擅自披露公司秘密; 

(九)不得利用其关联关系损害公司利益; 

(十)法律、行政法规、部门规章及《公司章程》规定的其他忠实义务。

董事违反本条规定所得的收入,应当归公司所有;给公司造成损失的,应当承担赔偿责任。

第七条 董事应当遵守法律、行政法规和《公司章程》,对公司负有下列勤勉义务:

(一)应谨慎、认真、勤勉地行使公司赋予的权利,以保证公司的商业行为符合国家法律、行政法规以及国家各项经济政策的要求,商业活动不超过营业执照规定的业务范围;

(二)应公平对待所有股东;

(三)及时了解公司业务经营管理状况;

(四)应当对公司定期报告签署书面确认意见。保证公司所披露的信息真实、准确、完整;

(五)应当如实向监事会提供有关情况和资料,不得妨碍监事会或者监事行使职权

(六)法律、行政法规、部门规章及《公司章程》规定的其他勤勉义务。

第八条 董事连续两次未能亲自出席,也不委托其他董事出席董事会会议,视为不能履行职责,董事会应当建议股东大会予以撤换。

第九条 董事可以在任期届满以前提出辞职。董事辞职应向董事会提交书面辞职报告。董事会将在2日内披露有关情况。

如因董事的辞职导致公司董事会低于法定最低人数时,在改选出的董事就任前,原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和《公司章程》规定,履行董事职务。

除前款所列情形外,董事辞职自辞职报告送达董事会时生效。

董事提出辞职或者任期届满,其对公司和股东负有的义务在其辞职报告尚未生效或者生效后的合理期限内,以及任期结束后的两年内仍然有效。其对公司商业秘密保密的义务在其任职结束后仍然有效,直至该秘密成为公开信息。其他义务的持续期间应当根据公平的原则决定,视事件发生与离任之间时间的长短,以及与公司的关系在何种情况和条件下结束而定。

第三章 独立董事

第十条 公司设独立董事。独立董事是指不在公司担任除董事外的其他职务,并与公司及其控股股东不存在可能妨碍其进行独立客观判断关系的董事。

独立董事人数不少于董事会成员的三分之一。

第十一条 独立董事应符合下列条件

(一)根据法律、行政法规及其他有关规定,具备担任公司董事的资格

(二)具备《公司章程》要求的独立性

(三)具备上市公司运作的基本知识,熟悉相关法律、行政法规、章程及规则

(四)具有五年以上法律、经济或其他履行独立董事职责所必需的工作经验;

(五)独立董事对公司及全体股东负有忠实与勤勉义务。独立董事应当依照相关法律法规和《公司章程》的要求,认真履行职责,维护公司整体利益,尤其要关注社会公众股东的合法权益不受侵害。独立董事独立履行职责,不受公司控股股东、实际控制人、或者其他与公司有利害关系的单位或个人的影响。公司独立董事原则上最多在5家上市公司兼任独立董事,并确保其有足够的时间和精力有效履行职责

(六)公司聘任适当人员担任独立董事,其中至少包括一名会计专业人员(会计专业人士是指具有高级职称或注册会计师资格的人士)

(七)独立董事出现不符合独立性条件或者其他不适宜履行独立董事职责的情形,由此造成独立董事达不到章程规定的人数时,公司应按照规定补足独立董事人数

(八)独立董事及拟担任独立董事的人士应当按照中国证监会的要求,参加中国证监会及其授权机构所组织的培训。

第十二条 独立董事不得由下列人员担任

(一)在公司或其附属企业任职的人员及其直系亲属、主要社会关系(直系亲属是指配偶、父母、子女等主要社会关系是指兄弟姐妹、岳父母、儿媳女婿 、兄弟姐妹的配偶、配偶的兄弟姐妹等);

(二)直接或间接持有公司已发行股份1%以上或者是公司前十名股东中的自然人股东及其直系亲属

(三)在直接或间接持有公司已发行股份5%以上的股东单位或者在公司前五名股东单位任职的人员及其近亲属

(四)最近一年内曾经具有前三项所列举情形的人员

(五)为公司或其附属企业提供财务、法律、咨询等服务的人员

(六)《公司章程》规定的其他人员

(七)中国证监会认定的其他人员。

第十三条 独立董事每届任期与公司其他董事任期相同,任期届满可以连选连任,但连任时间不得超过六年。

第十四条 独立董事连续三次未亲自出席董事会会议的,董事会应当提请股东大会予以撤换。

第十五条 独立董事享有下列职权

(一)享有公司其他董事享有权利

(二)重大关联交易(指公司拟与关联人达成总额高于300万元或高于公司最近经审计净资产值的5%的关联交易)在经独立董事认可后,提交董事会讨论;独立董事作出判断前,可以聘请中介机构出具独立财务顾问报告,作为其判断的依据

(三)向董事会提议聘请或解聘会计师事务所

(四)向董事会提议召开临时股东大会

(五)提议召开董事会

(六)独立聘请外部审计机构和咨询机构

(七)可以在股东大会召开前公开向股东征集投票权;

(八)法律、行政法规、部门规章、证券交易所规则及股东大会、《公司章程》、监管机关赋予独立董事的其他职权。

独立董事行使上述权利应取得全体独立董事二分之一以上的同意。

如上述提议未被采纳或上述权利不能正常行使,公司应将有关情况予以披露。

第十六条 独立董事应当就下列事项向董事会或股东大会发表独立意见

(一)提名、任免董事

(二)聘任或解聘高级管理人员

(三)公司董事、高级管理人员的薪酬

(四)公司的股东、实际控制人及其关联企业对公司现有或新发生的总额高于300万元或高于公司最近经审计净资产值的5%的借款或其他资金往来,以及公司是否采取有效措施回收欠款

(五)独立董事认为可能损害社会公众股东权益的事项

(六)股东大会、《公司章程》及监管机关要求独立董事发表独立意见的其他事项。

独立董事可以就上述事项发表以下意见:同意;保留意见及其理由;反对意见及其理由;无法发表意见及其障碍。

如有关事项属于需要披露的事项,公司应将独立董事的意见予以公告,独立董事的意见出现分歧无法达成一致时,董事会应将各独立董事的意见分别披露。

第四章  董事会

第十七条 董事会是公司经营管理的决策机构,维护公司和全体股东的利益,负责公司发展目标和重大经营活动的决策。董事会对股东大会负责。

第十八条 董事会由9名董事组成,其中包括3名独立董事,设董事长1人。

第十九条 董事会下设董事会办公室,处理董事会日常事务。

第二十条 董事会行使以下职权:

(一)召集股东大会,并向股东大会报告工作;

(二)执行股东大会的决议;

(三)决定公司的经营计划和投资方案;

(四)制订公司的年度财务预算方案、决算方案;

(五)制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;

(六)制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案;

(七)拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解散及变更公司形式的方案;

(八)在股东大会授权范围内,决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易等事项;

(九)决定公司内部管理机构的设置;

(十) 聘任或者解聘公司总裁、董事会秘书;根据总裁的提名,聘任或者解聘公司副总裁、财务负责人等高级管理人员,并决定其报酬事项和奖惩事项;

十一)制订、修改公司的基本管理制度;

(十)制订公司章程的修改方案;

(十)管理公司信息披露事项;

(十)向股东大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所;

(十五)拟定公司中长期激励、职工持股等方案;

(十)听取公司总裁的工作汇报并检查总裁的工作;

十七)法律、行政法规、部门规章或《公司章程》授予的其他职权。

超过董事会授权范围的事项,应当提交股东大会审议。

第二十一条 公司董事会有权:

)审批超过公司最近一期经审计净资产绝对值10%不超过公司最近一期经审计净资产绝对值50%的对外投资、收购出售资产、资产抵押、委托理财及其他动用公司资金、资产、资源事项;

)审批除公司章程第四十一条规定的应由公司股东大会批准以外的其他对外担保事项;

)审批不超过3,000万元或占公司最近一期经审计净资产绝对值5%(以孰高者为准)的关联交易事项(公司获赠现金资产和提供担保除外)。

董事会应当确定对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易的权限,建立严格的审查和决策程序;重大投资项目应当组织有关专家、专业人员进行评审,并报股东大会批准

公司对外担保提交董事会审议时,应当取得出席董事会会议的三分之二以上董事同意并经全体独立董事三分之二以上同意;董事会审议有关关联交易事项时,关联董事应回避表决。

第二十二条 董事长行使下列职权:

(一)主持股东大会和召集、主持董事会会议;

(二)督促、检查董事会决议的执行;

(三)审批不超过公司最近一期经审计净资产绝对值10%的对外投资、收购出售资产、资产抵押、委托理财及其他动用公司资金、资产、资源事项;

)董事会授予的其他职权。

第五章 董事会会议

第二十三条 董事会会议分为定期会议和临时会议。

董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。

第二十四条 在发出召开董事会定期会议的通知前,董事会办公室应当充分征求各董事的意见,初步形成会议提案后交董事长拟定。

董事长在拟定提案前,应当视需要征求总裁和其他高级管理人员的意见。

第二十五条 有下列情形之一的,董事会应当召开临时会议:

(一)代表十分之一以上表决权的股东提议时;

(二)三分之一以上董事联名提议时;

(三)监事会提议时;

(四)董事长认为必要时;

(五)二分之一以上独立董事提议时;

(六)总裁提议时;

(七)证券监管部门要求召开时;

(八)《公司章程》规定的其他情形。

第二十六条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的,应当通过董事会办公室或者直接向董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:

(一)提议人的姓名或者名称;

(二)提议理由或者提议所基于的客观事由;

(三)提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;

(四)明确和具体的提案;

(五)提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项,与提案有关的材料应当一并提交。

董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后,应当于当日转交董事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的,可以要求提议人修改或者补充。

董事长应当自接到提议或证券监管部门的要求后十日内,召集董事会会议并主持会议。

第二十七条 董事会会议由董事长召集和主持;董事长不能履行职务或者不履行职务的,由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

第二十八条 召开董事会定期会议和临时会议,董事会办公室应当分别提前十日和三日将书面会议通知,通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式,提交全体董事和监事以及经理、董事会秘书。非直接送达的,还应当通过电话进行确认并做相应记录。

情况紧急,需要尽快召开董事会临时会议的,可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知,但召集人应当在会议上作出说明。

第二十九条 书面会议通知应当至少包括以下内容:

(一)会议的时间、地点;

(二)会议的召开方式;

(三)拟审议的事项(会议提案);

(四)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;

(五)董事表决所必需的会议材料;

(六)董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求;

(七)联系人和联系方式。

口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容,以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。

第三十条  董事会定期会议的书面会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当在原定会议召开日之前三日发出书面变更通知,说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的,会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。

董事会临时会议的会议通知发出后,如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的,应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。

第三十一条 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。

监事可以列席董事会会议;总裁和董事会秘书未兼任董事的,应当列席董事会会议。会议主持人认为有必要的,可以通知其他有关人员列席董事会会议。

第三十二条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的,应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,书面委托其他董事代为出席。

委托书应当载明:

(一)委托人和受托人的姓名;

(二)委托人对每项提案的简要意见;

(三)委托人的授权范围和对提案表决意向的指示;

(四)委托人的签字、日期等。

委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的,应当在委托书中进行专门授权。

受托董事应当向会议主持人提交书面委托书,在会议签到簿上说明受托出席的情况。

第三十三条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:

(一)在审议关联交易事项时,非关联董事不得委托关联董事代为出席;关联董事也不得接受非关联董事的委托;

(二)董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席,有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。

(三)一名董事不得接受超过两名董事的委托,董事也不得委托已经接受两名其他董事委托的董事代为出席。

第三十四条 董事会会议以现场召开为原则。必要时,在保障董事充分表达意见的前提下,经召集人(主持人)、提议人同意,也可以通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等通讯方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。

非以现场方式召开的,以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票,或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。

第三十五条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。

    对于根据规定需要独立董事事前认可的提案,会议主持人应当在讨论有关提案前,指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。

董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的,会议主持人应当及时制止。

除征得全体与会董事的一致同意外,董事会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的,不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。

第三十六条 董事应当认真阅读有关会议材料,在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。

董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、经理和其他高级管理人员、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息,也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。

第三十七条 每项提案经过充分讨论后,主持人应当适时提请与会董事进行表决。

会议表决实行一人一票,以计名和书面等方式进行。

董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求有关董事重新选择,拒不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。

第三十八条 与会董事表决完成后,董事会办公室有关工作人员应当及时收集董事的表决票,交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下进行统计。

现场召开会议的,会议主持人应当当场宣布统计结果;其他情况下,会议主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前,通知董事表决结果。

董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的,其表决情况不予统计。

第三十九条 除本规则第四十规定的情形外,董事会审议通过会议提案并形成相关决议,必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政法规和本公司《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的,从其规定。

第四十条 董事会根据本公司《公司章程》的规定,在其权限范围内对担保事项作出决议,除公司全体董事过半数同意外,还必须经出席会议的三分之二以上董事的同意。

不同决议在内容和含义上出现矛盾的,以形成时间在后的决议为准。

第四十一条 出现下述情形的,董事应当对有关提案回避表决:

(一)《上海证券交易所股票上市规则》规定董事应当回避的情形;

(二)董事本人认为应当回避的情形;

(三)本公司《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业有关联关系而须回避的其他情形。

在董事回避表决的情况下,有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行,形成决议须经无关联关系董事过半数通过。

出席会议的无关联关系董事人数不足三人的,不得对有关提案进行表决,而应当将该事项提交股东大会审议。

第四十二条 董事会应当严格按照股东大会和本公司《公司章程》的授权行事,不得越权形成决议。

第四十三条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的,可以先将拟提交董事会审议的分配预案通知注册会计师,并要求其据此出具审计报告草案(除涉及分配之外的其他财务数据均已确定)。董事会作出分配的决议后,应当要求注册会计师出具正式的审计报告,董事会再根据注册会计师出具的正式审计报告对定期报告的其他相关事项作出决议。

第四十四条 提案未获通过的,在有关条件和因素未发生重大变化的情况下,董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。

第四十五条 二分之一以上的与会董事认为提案不明确、不具体,或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时,会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。

提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。

第四十六条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议,视需要进行录音。

第四十七条 董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好记录。会议记录应当包括以下内容:

(一)会议届次和召开的时间、地点、方式;

(二)会议通知的发出情况;

(三)会议召集人和主持人;

(四)董事亲自出席和受托出席的情况;

(五)会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提案的表决意向;

(六)每项提案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);

(七) 与会董事认为应当记载的其他事项。

第四十八条 除会议记录外,董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要,根据统计的表决结果就会议所形成的决议制作单独的决议记录。

第四十九条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。

董事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明的,视为完全同意会议记录、和决议记录的内容。

第五十条 董事会决议公告事宜,由董事会秘书根据《上海证券交易所股票上市规则》的有关规定办理。在决议公告披露之前,与会董事和会议列席人员、记录和服务人员等负有对决议内容保密的义务。

第五十一条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议,检查决议的实施情况,并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

第五十二条 董事会会议档案,包括会议通知和会议材料、会议签到册、董事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议记录、会议纪要、决议记录等,由董事会秘书负责保存。

第五十三条 董事会会议档案的保存期限为十年以上。

第六章 附则

第五十四条 本规则未尽事宜或与不时颁布的法律、行政法规、其他有关规范性文件或及《公司章程》的规定冲突的,以法律、行政法规、其他有关规范性文件和《公司章程》的规定为准。

第五十五条 本规则所称“以上”、“内”,含本数;“过”、“低于”、“多于”,不含本数。

第五十六条 本制度由公司董事会负责拟定并解释,由股东大会批准后生效。股东大会授权董事会根据有关法律、法规或《公司章程》对本制度进行修改,报股东大会批准后生效。

 

 

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